Comisiynu

Beth yw comisiynu?

Pwrpas yr erthygl hon yw diffinio comisiynu a disgrifio pob cam o’r broses. Rydym hefyd yn amlinellu’r cyfleoedd ar gyfer ymgysylltu ar bob cam a’r gefnogaeth y gall C3SC ei chynnig ar hyd y broses gomisiynu.

Beth yw rôl y trydydd sector mewn Comisiynu?

Mae’r trydydd sector yn rhan bwerus a phwysig o’r broses gomisiynu. Fel sector, mae ganddo ddwy brif swyddogaeth; y gyntaf yw defnyddio ei wybodaeth o’r angen i ddylanwadu ar sut y dylai gwasanaethau edrych. Bydd llawer o elusennau a sefydliadau llawr gwlad yn gwybod yn union beth fyddai orau i’r cymunedau maen nhw’n gweithio ynddynt. Yn ail, mae llawer o sefydliadau’r trydydd sector hefyd yn ddarparwyr datrysiadau ynddynt eu hunain – cânt eu comisiynu i ddarparu gwasanaethau sy’n diwallu anghenion y gymuned.

Y Fframwaith Comisiynu

Yn syml, comisiynu yw’r broses y mae’r sector cyhoeddus yn ei defnyddio i benderfynu pa wasanaeth neu gynhyrchion i’w prynu i mewn neu i’w darparu ei hun, er mwyn ymateb i anghenion pobl leol. Mae’n cynnwys gwneud penderfyniadau ynghylch capasiti, lleoliad, cost ac ansawdd gwasanaethau, yn ogystal â phwy fydd yn eu darparu a sut.

Y Cylch Comisiynu

Dadansoddi: nod y cam hwn yw diffinio’r newid sydd ei angen trwy ddiffinio’r angen – y broblem y mae angen ei datrys – a’r canlyniad a ddymunir.

Cynllunio: mae hyn yn cynnwys dylunio amrywiaeth o opsiynau a fydd yn gweithio i fynd i’r afael â’r materion a nodwyd yn erbyn y canlyniad a ddymunir.

Sicrhau gwasanaethau:  dyma’r broses o gyllido’r opsiwn neu’r amrywiaeth o opsiynau y cytunwyd arnynt i gyflawni’r canlyniad diffiniedig trwy ddull cyllido y cytunwyd arno – cyllid grant, contractio, ac ati.

Adolygu: mae hyn yn golygu gwerthuso’r opsiwn/opsiynau a ddewiswyd i weld beth sydd wedi gweithio’n dda a beth y gellir gwella arno ymhellach.

Mae’r Cylch Comisiynu yn cael ei ddarlunio ar ffurf diagram yn aml – gweler isod. Datblygwyd y broses yn wreiddiol gan y Sefydliad Gofal Cyhoeddus ac mae wedi cael ei mabwysiadu gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a’r gwasanaeth iechyd.

Mae’r diagram isod yn nodi’r camau sy’n ffurfio’r cylch comisiynu. Mae pob un o’r camau cyn bwysiced â’i gilydd. Mae ffocws ar adnabod anghenion gan asiantaethau sy’n defnyddio’r model hwn, ac mae hefyd egwyddor sylfaenol y bydd deialog barhaus gyda defnyddwyr gwasanaethau, gofalwyr a darparwyr, gan gynnwys sefydliadau’r trydydd sector.

Cyfraniad y trydydd sector i bob cam o’r cylch comisiynu:

Mae’n bwysig bod y trydydd sector yn cymryd rhan ym mhob cam yn y cylch. Rydym yn cyflwyno’r cyfleoedd ar gyfer ymgysylltu a sut y gall C3SC gefnogi eich cyfranogiad isod.

Yn y cam ‘Dadansoddi’ gallwch:

• Gyfrannu at ddadansoddiad o anghenion, nodi canlyniadau priodol a mapio gwasanaethau;
• Rhoi adborth ynghylch y weledigaeth, asesiad o anghenion, cywirdeb dadansoddiad o fylchau;
• Rhannu modelau o arferion gorau ac arloesi;
• Cyfrannu at gynllunio a chyflwyno digwyddiadau rhanddeiliaid ac eirioli ar ran grwpiau sy’n anoddach eu cyrraedd.

Bydd C3SC yn:

• Pwyso am gyfranogiad ystyrlon gan y trydydd sector yn natblygiad cynlluniau comisiynu’r sector cyhoeddus – er enghraifft, rydym yn eistedd ar Fwrdd Prosiect Fframwaith Comisiynu ar y Cyd Cyngor Caerdydd, gan eirioli ar ran y sector bob amser;
• Rhoi cefnogaeth ddatblygu i chi trwy ein tîm o Swyddogion Trydydd Sector i’ch helpu i adolygu’r wybodaeth a gasglwch a sut y gallwch ei chyflwyno orau fel gwybodaeth fusnes gadarn;
• Rhoi hyfforddiant Monitro a Gwerthuso a hyfforddiant Atebolrwydd sy’n Seiliedig ar Ganlyniadau (RBA);
• Cynnal digwyddiadau ymgynghori a sesiynau safbwynt;
• Anfon canlyniadau ein hymgynghoriadau a’n digwyddiadau at y cynllunwyr gwasanaeth perthnasol bob amser.

Yn y cam ‘Cynllunio’ gallwch:

• Roi adborth ynghylch y blaenoriaethau a nodir mewn cynlluniau comisiynu;
• Cyfrannu at y cynllun marchnad – beth yw eich gwybodaeth am y farchnad?
• Cyfrannu at ddatblygu manylebau gwasanaeth, gan gynnwys canlyniadau meddal a buddion cymdeithasol;
• Hwyluso cyfranogiad defnyddwyr gwasanaethau yn y gwaith o ddatblygu manylebau gwasanaeth;
• Cyfrannu at ddatblygu cynlluniau cyllido a chaffael, er enghraifft, ‘penderfyniadau gwneud neu brynu’ (darparu gwasanaeth yn fewnol neu brynu’r gwasanaeth i mewn, gan gynnwys prosesau a thelerau grant neu gontract);
• Dechrau cynllunio a datblygu consortia neu drefniadau partneriaeth newydd.

Bydd C3SC yn:

• Cynnal digwyddiadau ymgynghori a sesiynau safbwynt fel bod gan y sector lais cryf wrth ddatblygu cynlluniau comisiynu;
• Rhoi cefnogaeth trwy ein Cyngor Partneriaeth Cynrychiolwyr Trydydd Sector i adrodd yn ôl i’r partneriaethau strategol perthnasol ynghylch a yw cynlluniau comisiynu newydd a chyfranogiad y trydydd sector wedi bod yn llwyddiannus;
• Parhau i gymryd rhan yn y gwaith o ddatblygu Manyleb Llwybr Gwasanaethau’r BIP – sy’n cyflwyno manylebau gwasanaeth ar gyfer meysydd gwasanaeth allweddol ym maes iechyd. Gall Swyddogion Trydydd Sector eich helpu i nodi ble gallwch barhau i fewnbynnu i’r meysydd gwasanaeth hyn – e-bostiwch enquiries@c3sc.org.uk i ddysgu mwy;
• Parhau i lobïo am grantiau fel rhan allweddol o’r broses gomisiynu – ar gyfer meithrin capasiti, cyflawni a siapio’r farchnad (mae siapio’r farchnad yn golygu helpu comisiynwyr i ddeall pa wasanaethau sydd ar gael i’w comisiynu);
• Rhoi cyfleoedd a chefnogaeth ar gyfer datblygu consortia a phartneriaethau.

Yn y cam ‘Sicrhau Gwasanaethau’ gallwch:

• Ddatblygu tendrau i gynnig am gontractau neu wneud cais am grant, fel sy’n berthnasol;
• Cyfrannu at hysbysebu cyfleoedd am gyllid/tendro;
• Awgrymu sut gellir gwella monitro a pherfformiad;
• Cymryd rhan mewn gwerthuso tendrau;
• Awgrymu hyfforddiant ar y cyd/secondiadau/cyfnewid swyddi gyda chomisiynwyr.

Bydd C3SC yn:

• Rhoi hyfforddiant ar gwblhau ceisiadau am gyllid a datblygu tendrau i gynnig am gontractau;
• Rhoi cyngor cyllido o safon, gan gynnwys sut i ddatblygu cyllideb adfer costau llawn (cysylltwch â’ch Swyddog Trydydd Sector lleol);
• Rhoi cefnogaeth un-i-un ynghylch cynllunio ar gyfer canlyniadau, gan gynnwys hyfforddiant ‘Cynllunio Canlyniadau’ – cysylltwch â ni i gael y manylion;
• Cynnal cymorthfeydd rheolaidd ar geisiadau grant (cadwch lygad ar ein gwefan i gael rhagor o fanylion).

Yn y cam ‘Adolygu’ gallwch:

• Gyfrannu at drafodaeth ynghylch perfformiad gwasanaeth;
• Cyfrannu at syniadau ar fonitro canlyniadau;
• Eirioli dros gyfranogiad ehangach gan randdeiliaid;
• Cyfrannu at adolygu gwasanaethau;
• Cyfrannu at werthuso strategaethau comisiynu cyffredinol;
• Cyfrannu at drefniadau craffu lleol.

Bydd C3SC yn:

• Hwyluso cyfranogiad y trydydd sector yn yr adolygiad o wasanaethau;
• Rhoi hyfforddiant ar ddefnyddio RBA fel offeryn rheoli perfformiad;
• Hyrwyddo’r deg Egwyddor Genedlaethol ar Ymgysylltu â’r Cyhoedd ar bob lefel a’u defnyddio yn ein gweithdai technegau cyfranogi ein hunain – y gallwn eu cynnal ar eich cyfer ar unrhyw adeg – e-bostiwch training@c3sc.org.uk i ddysgu mwy;
• Recriwtio a chefnogi Cynrychiolwyr y Trydydd Sector ar drefniadau craffu Bwrdd Partneriaeth Caerdydd;
• Cadw’r Compact mewn cof yn ystod yr holl weithgareddau hyn.

Gwybodaeth ddefnyddiol arall

• Cymerwch gip ar dudalen we Cyngor Caerdydd ar gaffael.
• Mae GwerthwchiGymru yn fenter gan Lywodraeth Cymru sy’n helpu busnesau bach a chanolig i weithio’n llwyddiannus gyda chleientiaid yn y sector cyhoeddus. Ers ei sefydlu, mae GwerthwchiGymru wedi hysbysebu dros £5 biliwn o hysbysiadau a, gyda nifer cynyddol o gyrff sector cyhoeddus yn hysbysebu drwyddo, mae tendrau’n fwy hygyrch. Mae’r wefan hon yn caniatáu i chi hyrwyddo’ch cwmni, cysylltu â sefydliadau’r sector cyhoeddus sydd wedi cofrestru, ceisio cyngor, a llawer mwy.